Trzy najczęstsze błędy popełniane przy przekształceniu spółki

Źle przeprowadzony proces przekształcenia spółki może negatywnie odbić się na prowadzonej działalności operacyjnej. Warto zadbać o to, aby uniknąć trzech podstawowych błędów popełnianych przy realizacji procesu przekształcenia.

Błędy, które opiszę w tym artykule, dotyczą zarówno przekształcenia spółki prawa handlowego (jawnej, komandytowej, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnej) w inną spółkę prawa handlowego (jawną, komandytową, komandytowo-akcyjną, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjną), jak i przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę (z ograniczoną odpowiedzialnością). Oczywiście opisuje tu błędy występujące w procedurze przekształcenia w trybie pełnym, tj. w trybie przepisów kodeksu spółek handlowych, a nie w trybie przekształcenia nieformalnego (np. w drodze aportu przedsiębiorstwa na nowo założoną spółkę).

Błąd Pierwszy – brak przemyślenia celu i formuły przekształcenia.

Zanim zaczniemy przekształcać spółkę warto zadać sobie pytanie: „po co to robimy”, tj. jakie cele organizacyjne lub formalno-podatkowe chcemy osiągnąć. Nie powinno się zatem podejmować decyzji o przekształceniu w sposób pochopny lub spontaniczny. Powinna to być decyzja przemyślana, w szczególności w aspekcie skutków podatkowych, jakie wywoła przekształcenie. To cele biznesowe, jakie chcemy osiągnąć, powinny determinować decyzję o kierunku i formule przekształcenia. W inną formę będę bowiem przekształcać spółkę, gdy kluczowym celem jest optymalizacja podatkowa, w inną gdy kluczowym celem jest chęć pozyskiwania nowych inwestorów, a w jeszcze inną gdy kluczowym celem jest dla mnie bezpieczeństwo majątku prywatnego lub organizacja kwestii sukcesji w firmie.

Chęć przekształcenia warto zatem wcześniej skonsultować ze specjalistą zarówno w aspektach prawnych, jak i podatkowych.

Błąd drugi – brak weryfikacji kluczowych kontraktów i dokumentów.

Podstawową zaletą przekształcenia spółki w trybie przepisów kodeksu spółek handlowych jest brak konieczności uzyskiwania zgody podmiotów trzecich (np. kontrahentów) na takie przekształcenie. Co do zasady naszych partnerów biznesowych stawiamy przed faktem dokonanym, tj. zawiadamiając ich o realizacji przekształcenia.

Błędem jest jednak brak wcześniejszej weryfikacji kluczowych kontraktów i dokumentów (umów kredytu, leasingu, dokumentów dot. dotacji, posiadanych koncesji/zezwoleń, kluczowych umów handlowych). O ile bowiem przepisy kodeksu spółek handlowych nie przewidują konieczności pytania się podmiotów trzecich o zgodę na przekształcenie, o tyle z w/w kluczowych dokumentów i kontraktów mogą wynikać obowiązujące w relacji dwustronnej dodatkowe wymogi realizacji procesu przekształcenia.

W ciemno można założyć, że wymóg uprzedniego powiadomienia o zamiarze zmiany formy prawnej jest zawarty w umowie kredytu, jaką ma podpisana nasza spółka. Często podobne zapisy znajdują się też w umowach leasingu. Nierzadko brak wykonania obowiązku informacyjnego może wiązać się z ryzykiem wypowiedzenia umowy lub zmiany jej warunków.

Jeżeli spółka uzyskiwała jakieś dofinansowania/dotacje – koniecznie należy zweryfikować dokumenty regulujące owo wsparcie w kontekście wymogów informacyjnych lub skutków przekształcenia.

Jeżeli spółka posiada jakieś specyficzne zezwolenia lub koncesje koniecznie należy zweryfikować akty prawne regulujące ich funkcjonowanie, celem upewnienia się, że w procesie przekształcenia owe zezwolenia/koncesje płynnie przejdą na spółkę przekształconą.

Błąd trzeci – brak zaplanowania daty przekształcenia.

Przekształcenie spółki staje się skuteczne z chwilą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) spółki przekształconej. Jednakże składając wniosek o rejestrację spółki przekształconej, nie wiemy kiedy (w jakim konkretnie dniu) taki wpis nastąpi. Zależy to od tego, kiedy sędzia lub referendarz sądowy zajmie się naszą sprawą, a informatyk sądowy wprowadzi wpis do systemu KRS, celem jego zatwierdzenia przez sędziego/referendarza.

O ile w przypadku niewielkich podmiotów „zaskoczenie” datą przekształcenia może nie być problematyczne, o tyle w przypadku firm mających np. kilka (kilkadziesiąt) placówek handlowych lub realizujących liczne transakcje sprzedaży – takie zaskoczenie może być bardzo kosztowne i skutkować paraliżem funkcjonowania na kilka godzin lub dni.

Aby uniknąć tego „zaskoczenia” wystarczy zawnioskować do sądu o wpis przekształcenia w konkretnej dacie (musi to być dzień roboczy). Nie zdarzyło mi się jeszcze, aby sąd takiego wniosku nie uwzględnił. Warto jednak po pierwsze wyznaczyć tę datę w sposób rozsądny (adekwatny do tempa pracy danego sądu rejestrowego) oraz po drugie przed wystąpieniem w/w daty upewnić się że sąd ma świadomość złożenia tego wniosku.

Dzięki temu możemy zaplanować np. procedurę wymiany kas fiskalnych, aktualizacji danych sprzedażowych, harmonogram powiadomień kontrahentów itp.
Piotr Proniewski, adwokat Kraków, sierpień 2022