Protokołowanie uchwał zarządu w sp. z o.o.

Nowelizacja ksh, która weszła w życie 13 października 2022 r., wprowadziła nową regulację – art. 208¹ ksh, przewidujący wymóg protokołowania uchwał zarządu. Wszystkie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością muszą dostosować swój ład korporacyjny do tego nowego wymogu. Dotychczas protokołowanie uchwał nie było wprost wymagane przepisami prawa. W praktyce zdarzało się to niezwykle rzadko. Najczęściej formalnie w obrocie funkcjonowały jedynie te uchwały zarządu, które realnie można było wykorzystać, np.: uchwały dotyczące powołania prokurenta (albowiem to ta uchwała była podstawą wpisu do KRS), uchwała dotycząca powołania oddziału lub zmiany adresu (tu także wpis do KRS następował na podstawie uchwały) lub uchwały dotyczące zgody na zaciągnięcie kredytu bankowego (podejmowane z uwagi na wewnętrzne wymogi banku dotyczące konieczności uprzedniego pozyskania przez spółkę takiego dokumentu).

Czym jest uchwała zarządu?

Uchwała zarządu to wewnętrzna decyzja tego organu spółki w określonej sprawie. Podejmowanie uchwał należy do kategorii czynności związanych z prowadzeniem spraw spółki, jako pewne przeciwieństwo czynności związanych z reprezentacją spółki. Dobrze obrazuje to przykład, w którym spółka zamierza zawrzeć umowę kredytu: 1) W pierwszej kolejności zarząd wewnętrznie decyduje o tym, że chce zawrzeć umowę kredytu i na tę okoliczność w ramach prowadzenia spraw spółki podejmuje uchwałę. 2) W drugiej kolejności spółka w ramach aktu reprezentacji formalnie zawiera umowę z bankiem.

Kiedy wymagane jest podjęcie uchwały?

To, kiedy wymagane jest podjęcie uchwały, reguluje art. 208 §4 ksh. W dużej mierze powyższe zależy zatem od tego, czy dana czynność spółki ma charakter zwykłego zarządu, czy też przekracza zwykły zarząd. W przypadku czynności, które przekraczają zwykły zarząd, zawsze musi być podjęta uchwała. W przypadku z kolei czynności, która nie przekracza zwykłego zarządu, uchwała musi być podjęta tylko wówczas, gdy przed dokonaniem czynności inny członek zarządu sprzeciwi się jej dokonaniu. Tym samym, jeżeli zarząd spółki jest jednoosobowy, uchwały winny być podejmowane (i protokołowane stosownie do wymogu nowego art. 208¹ ksh) tylko w przypadku czynności, które przekraczają zwykły zarząd.

Protokołowanie uchwały

Wspomniana nowelizacja ksh wymaga, aby uchwała była zaprotokołowana.
Protokół winien obligatoryjnie zawierać:
– porządek obrad,
– imiona i nazwiska obecnych członków zarządu,
– liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały,
– zaznaczenie i ew. umotywowanie zdań odrębnych.

Choć przepis na to nie wskazuje, jest rzeczą oczywistą, iż protokół powinien także określać datę jego sporządzenia.

Protokół nie musi zawierać treści samej uchwały – nie wynika to bowiem z art. 208¹ ksh. Tym samym treść uchwały może być objęta samym protokołem, jak też może być elementem odrębnym – załącznikiem do protokołu. Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowaniem, chyba że umowa spółki lub regulamin stanowi inaczej.

Czy warto wprowadzić regulamin zarządu?

Regulacje ksh dotyczące trybu pracy zarządu i protokołowania uchwał są dość skąpe i w wielu aspektach nieprecyzyjne. W praktyce może to prowadzić do niepotrzebnych wątpliwości lub sporów wewnątrz spółki. Uważam zatem, że wprowadzenie regulaminu zarządu jest jak najbardziej pożądane, w szczególności w spółkach z zarządem „zewnętrznym” (tj. w których członkowie zarządu nie są zarazem wspólnikami spółki).

Piotr Proniewski, adwokat Kraków, grudzień 2022